Divisi front office dalam suatu perusahaan memiliki peran penting dalam memberikan kesan pertama yang positif kepada pelanggan.
Front office adalah garis depan perusahaan yang menangani berbagai aspek interaksi langsung dengan pelanggan, baik dalam bentuk layanan, penjualan, maupun konsultasi.
Artikel ini akan mengupas tuntas pengertian front office, tugasnya, keterampilan yang dibutuhkan, serta informasi kisaran gaji di Indonesia.
Apa Itu Front Office?
Front office merupakan bagian dari perusahaan yang berhubungan langsung dengan pelanggan. Perannya meliputi layanan pelanggan, penjualan, serta fungsi konsultatif.
Di industri perhotelan, front office biasanya diwakili oleh resepsionis yang menyambut tamu di pintu masuk utama.
Selain itu, front office juga bertanggung jawab terhadap kepuasan pelanggan dan harus bisa berkomunikasi dengan divisi lain, seperti housekeeping dan food & beverage, untuk menangani berbagai kebutuhan atau keluhan pelanggan.
Tugas-Tugas Divisi Front Office
Tugas utama divisi front office tidak hanya terbatas pada sambutan tamu, tetapi juga mencakup berbagai aktivitas administrasi. Beberapa tugas utama yang umum dilakukan oleh staf front office meliputi:
- Menyambut Tamu di Kantor
Staf front office diharapkan menyambut tamu dengan ramah dan positif. Mereka juga harus dapat memberikan informasi dasar terkait perusahaan. - Menjawab Panggilan Telepon
Divisi front office bertugas mengelola semua panggilan telepon, dari menjawab hingga mengarahkan ke departemen terkait. Solusi telepon perusahaan seperti Freshcaller atau Zendesk sangat membantu dalam mengatur arus panggilan. - Mengatur Persuratan dan Dokumen
Front office sering kali berperan dalam pengaturan surat masuk dan keluar serta pengelolaan dokumen kantor. Produk seperti Microsoft Office Suite atau Google Workspace membantu efisiensi kerja dengan mengatur dokumen dan komunikasi digital. - Inventarisasi Perlengkapan Kantor
Staf front office harus memantau ketersediaan perlengkapan kantor, dari mesin fotokopi hingga perlengkapan tulis. Aplikasi manajemen inventaris seperti Zoho Inventory dapat sangat mempermudah tugas ini dengan mengotomatisasi pemantauan stok barang.
Perbedaan Front Office dan Resepsionis
Meski sering disamakan, front office dan resepsionis memiliki perbedaan peran.
Resepsionis lebih spesifik pada penerimaan tamu dan interaksi dasar, sementara front office mencakup peran yang lebih luas, termasuk koordinasi antar-departemen.
Dalam hotel, front office juga mencakup peran seperti guest relations officer dan bellboy, yang semuanya turut menciptakan pengalaman positif bagi tamu.
Skill Wajib untuk Pekerja Front Office
Untuk menjadi bagian dari divisi front office, ada beberapa keterampilan yang wajib dimiliki, seperti:
- Kemampuan Berkomunikasi dengan Baik
Staf front office harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik, baik lisan maupun tulisan. Software seperti Grammarly dapat membantu menyempurnakan komunikasi tulisan agar lebih profesional. - Kemampuan Organisasi dan Multitasking
Front office sering menangani banyak tugas sekaligus. Trello atau Asana adalah tools yang sangat efektif untuk mengatur tugas harian dengan visualisasi papan tugas, sehingga karyawan dapat tetap terorganisir. - Penguasaan Micosoft Office
Kemampuan menggunakan MS Office, khususnya Excel dan Word, menjadi syarat utama. Beberapa perusahaan bahkan lebih suka menggunakan Zoho Workplace, yang menyediakan aplikasi serupa dengan integrasi CRM yang memudahkan pencatatan informasi pelanggan. - Pengetahuan Manajemen Kantor
Divisi front office juga harus mengerti prosedur dan manajemen kantor dasar. Buku panduan seperti Manajemen Kantor Modern bisa menjadi referensi yang baik untuk mempelajari hal ini lebih mendalam.
Informasi Gaji Pekerja Front Office di Indonesia
Gaji front office di Indonesia bervariasi tergantung pada sektor dan tingkat pengalaman. Berikut kisaran gaji yang dapat diharapkan oleh staf di divisi ini:
- Staf Front Office: Rp3.000.000 hingga Rp4.000.000 per bulan untuk posisi entry level.
- Front Office Manager: Rp8.000.000 hingga Rp13.000.000 per bulan, tergantung pada lokasi dan skala perusahaan.
Di beberapa perusahaan besar, gaji bisa mencapai angka lebih tinggi, terutama di sektor perhotelan berbintang atau perusahaan internasional.
Struktur Organisasi dalam Front Office
Di perusahaan besar, divisi front office memiliki struktur organisasi yang terperinci, antara lain:
- Front Office Manager
Bertanggung jawab atas seluruh operasional front office serta kepuasan tamu. - Assistant Front Office Manager
Membantu manajer dan menggantikan peran saat diperlukan. - Duty Manager
Menjaga kelancaran operasional lintas departemen selama shift berlangsung. - Guest Relations Officer
Berperan sebagai penghubung antara tamu dan hotel dalam menyelesaikan berbagai keluhan atau permintaan. - Receptionist dan Bellboy
Berperan dalam menyambut dan membantu tamu dengan barang bawaannya.
Agar dapat menjalankan peran ini dengan baik, pelatihan front office yang komprehensif, seperti program sertifikasi dari Hospitality Academy, dapat memberikan pengetahuan dan keterampilan yang dibutuhkan.
Tips untuk Calon Pelamar Divisi Front Office
Jika Anda tertarik untuk bergabung di divisi front office, penting untuk memiliki sertifikat atau pelatihan di bidang hospitality atau administrasi.
Selain itu, pengalaman dengan software yang relevan, seperti Salesforce untuk CRM atau Freshdesk untuk manajemen layanan pelanggan, dapat menjadi nilai tambah yang besar.
Divisi front office adalah ujung tombak perusahaan, dan keberhasilan menjalankan peran ini dengan baik dapat meningkatkan citra serta pendapatan perusahaan.
Jika Anda memiliki kemampuan komunikasi yang baik, keterampilan organisasi, dan keinginan untuk memberikan layanan terbaik, posisi front office dapat menjadi karir yang menjanjikan.